วิธีเก็บบันทึกไมล์สะสมเพื่อเรียกร้องค่าใช้จ่ายสำหรับยานยนต์

by Susan Ward

คุณต้องมีสมุดบันทึกเพื่อเพิ่มการเรียกร้องค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถยนต์ของคุณ

หากคุณใช้ยานพาหนะอย่างน้อยหนึ่งคันในการหารายได้ทางธุรกิจในช่วงปีที่ผ่านมาคุณสามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเป็น ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ สำหรับภาษีเงินได้ของคุณในสหรัฐอเมริกาและแคนาดาโดยใช้บันทึกไมล์สะสม ( ค่าใช้จ่ายด้านยานยนต์ที่คุณสามารถเรียกร้องภาษีเงินได้ได้อย่างไร รายละเอียดว่าคุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายใดและจะเรียกร้องค่าใช้จ่ายอย่างไร) แต่เช่นเคยหากคุณต้องการหักค่าใช้จ่ายเหล่านี้คุณจะต้องสามารถยืนยันการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนของคุณพร้อมหลักฐานใน รูปแบบของสมุดบันทึกระยะทางรถยนต์

วิธีเก็บบันทึกไมล์สะสม

ทั้งสรรพากรสรรพากร (IRS) และสำนักงานสรรพากรแคนาดา (CRA) ระบุว่าการเก็บสมุดบันทึกการเดินทางทางธุรกิจที่ถูกต้องไว้ตลอดทั้งปีเป็นหลักฐานที่ดีที่สุดที่คุณสามารถสนับสนุนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถยนต์ของคุณได้

ข้อมูลต่อไปนี้ควรได้รับการบันทึกไว้ในสมุดบันทึกทุกครั้งที่รถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ:

วันที่,
จุดเริ่มต้น,
ปลายทาง,
วัตถุประสงค์ของการเดินทางของคุณ
ระยะเริ่มต้นรถ,
ระยะท้ายรถ,
รวมไมล์ (หรือกิโลเมตรในแคนาดา)

บันทึกไมล์สะสมตัวอย่าง

คุณสามารถใช้แม่แบบต่อไปนี้ซึ่งสามารถคัดลอกลงในเอกสาร Word, Excel หรือเอกสารสำนักงานที่คล้ายกันได้โดยการเลือกข้อความและใช้การคัดลอก / วาง (โดยใช้ Windows ให้เค้าร่างข้อความที่จะเลือกด้วย เมาส์และกด CTRL-C เพื่อคัดลอกและ CTRL-V เพื่อวาง)

วันเข้าสู่ระบบไมล์สะสม / ค่าใช้จ่ายของยานพาหนะปี __________ วัดระยะทางเมื่อวันที่ 1 มกราคม _____________
วันที่	ระยะเวลาเริ่มต้น	ปลายไมล์สะสม	ไมล์สะสมรวม	วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ	สวน $	โทลเวย์ $	$ อื่น ๆ

การติดตามไมล์สะสมอัตโนมัติ

การป้อนข้อมูลการเดินทางด้วยตนเองในสมุดบันทึกเป็นเรื่องที่น่าเบื่อโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเดินทางเป็นจำนวนมาก โชคดีที่มีแอปพลิเคชันติดตามระยะทางหลายแอปพลิเคชันสำหรับสมาร์ทโฟนแอนดรอยด์และแอนดรอยด์ที่ใช้จีพีเอสในการติดตามทุกกิโลเมตร / กิโลเมตรเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ

สำหรับค่าธรรมเนียมรายเดือนขนาดเล็ก app จะบันทึกข้อมูลการเดินทางทางธุรกิจของคุณและช่วยให้คุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูลสรุปภาษีคืนภาษีของคุณ แอปพลิเคชันการติดตามระยะทางที่ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น ได้แก่ :

MileIQ (IOS และ Android)
บันทึกค่าใช้จ่ายระยะเวลา (IOS เท่านั้น)
TripLog (IOS และ Android)

การใช้ธุรกิจกับบุคคล

ทั้งกรมสรรพากรและ CRA ระมัดระวังเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนที่มากเกินไปสำหรับการใช้งานทางธุรกิจของยานพาหนะส่วนบุคคลโดยการอ้างสิทธิ์ระยะทางทั้งหมดหรือทั้งหมดของการใช้งานทางธุรกิจเป็นวิธีที่แน่ใจว่าจะดึงดูดการตรวจสอบข้อเท็จจริงเพิ่มเติมจากเจ้าหน้าที่ภาษีและการ ตรวจสอบที่ เป็นไปได้ (ดู 10 ธงแดงที่จะได้รับการตรวจสอบธุรกิจขนาดเล็กของแคนาดา )

ดังนั้นเมื่อถึงเวลาเรียกร้องค่าใช้จ่ายในธุรกิจยานยนต์คุณจะต้องทราบจำนวนไมล์ที่ไม่ใช่ธุรกิจหรือไมล์ที่คุณขับรถและวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการคำนวณจำนวนไมล์หรือกิโลเมตรทั้งหมดที่คุณมี ขับเคลื่อนโดยการเปรียบเทียบการอ่านมาตรวัดระยะทางของยานพาหนะของคุณใน ตอนท้ายของปีภาษี กับสิ่งที่เป็นช่วงต้นปี

จากนั้นเมื่อคุณมีข้อมูลสำหรับปีการคำนวณ ค่าใช้จ่ายในการใช้ยานยนต์ ของคุณอ้างว่าคุณต้องนับไมล์ / กิโลเมตรทั้งหมดที่คุณได้รับจากการใช้งานธุรกิจในช่วงปี

การใช้งานส่วนบุคคลของคุณคือระยะทางทั้งหมดสำหรับปีที่ลบด้วยระยะทางธุรกิจ

ข่าวดีสำหรับผู้เสียภาษีชาวแคนาดา - คุณสามารถใช้บันทึกไมล์สะสมของ CRA Simplify เพื่อเป็นหลักฐาน

สำนักงานสรรพากรแคนาดาช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถตัด บันทึก สมุดจด บันทึก และใช้สมุด บันทึก สามเดือนเพื่อคาดการณ์การใช้งานธุรกิจได้ตลอดทั้งปี

เมื่อต้องการใช้สมุดจดรายการบันทึกแบบง่าย:

ก่อนหน้านี้คุณต้องเก็บบันทึกไมล์สะสมไว้เป็นเวลาหนึ่งปีเพื่อสร้างการใช้งานทางธุรกิจในปีฐาน
คุณต้องเก็บสมุดบันทึกนี้ไว้เป็นเวลาหนึ่งปีในปีพ. ศ. 2552 หรือปีต่อ ๆ ไป
การใช้ยานพาหนะของคุณในปีที่คุณใช้สมุดจดรายการต่างง่ายต้องอยู่ภายใน 10% ของผลการใช้งานในธุรกิจของยานพาหนะที่คุณบันทึกไว้สำหรับปีฐาน

CRA ยังกล่าวว่า ธุรกิจ จะต้องแสดงให้เห็นว่าการใช้รถในปีฐานยังคงเป็นตัวแทนของการใช้งานตามปกติ

สิ่งเหล่านี้เป็นจริงคุณจะสามารถเก็บสมุดบันทึกเป็นเวลาสามเดือนแล้วคำนวณการใช้งานธุรกิจของยานพาหนะโดยการคูณการใช้งานทางธุรกิจตามที่กำหนดไว้ในปีฐานตามอัตราส่วนของระยะเวลาตัวอย่างและช่วงเวลาพื้นฐาน , โดยใช้สูตรนี้:

(ช่วงปีตัวอย่าง% ÷ปีฐานปี%) ×ปีฐานปี = = คำนวณการใช้งานประจำปี

โปรดสังเกตว่าการทำเช่นนี้คุณจะต้องทราบว่าเปอร์เซ็นต์การใช้งานทางธุรกิจของคุณเป็นระยะเวลาสามเดือนในปีใดที่คุณใช้เป็นปีฐานเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบกับช่วงปีใหม่ของคุณได้

ดังนั้นหากตัวอย่างเช่นฉันเก็บบันทึกไมล์สะสม CRA แบบง่ายสำหรับเดือนมกราคมกุมภาพันธ์และมีนาคมของปีภาษีล่าสุดฉันจำเป็นต้องทราบเปอร์เซ็นต์ของการใช้งานทางธุรกิจของรถของฉันในเดือนมกราคมกุมภาพันธ์และมีนาคมในช่วงปีฐานของฉัน เมื่อฉันเก็บบันทึกไมล์ตลอดทั้งปี

นี่คือตัวอย่าง:

สมมติว่าฉันเก็บสมุดบันทึกการใช้งานแบบง่ายสำหรับสามเดือนแรกของปีและพบว่าการใช้เปอร์เซ็นต์รถของธุรกิจของฉันเป็น 64%

ฉันกลับไปที่บันทึกข้อมูลระยะเวลาเต็มปีสำหรับปีภาษีปี 2015 ซึ่งฉันเลือกที่จะใช้เป็นปีฐานดูบันทึกในเดือนมกราคมกุมภาพันธ์และมีนาคมและพบว่าการใช้เปอร์เซ็นต์รถของธุรกิจของฉัน ในช่วงเวลานั้น 68% เปอร์เซ็นต์ของการใช้รถของฉันเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจสำหรับปีฐานทั้งหมดคือ 70%

จากนั้นใช้สูตรเพื่ออนุมานข้อมูลสามเดือนของฉันในสมุดจดรายการที่เรียบง่ายเพื่อให้ครอบคลุมทั้งปี:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

ดังนั้น 65% คือการใช้เปอร์เซ็นต์ธุรกิจยานยนต์ประจำปีที่ฉันอ้างว่าใช้ข้อมูลสมุดบันทึกที่เรียบง่ายซึ่งเป็นตัวเลขที่เป็นที่ยอมรับของแคนาดา Revenue Agency เพราะอยู่ในช่วงการเปลี่ยนแปลงที่อนุญาตได้ 10%

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการใช้ยานพาหนะของคุณเพื่อหารายได้จากธุรกิจให้ดู ที่ค่าใช้จ่ายด้านยานยนต์ที่คุณสามารถเรียกร้องค่าภาษีเงินได้ในแคนาดาได้หรือไม่?