การเตรียมเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

ความต้องการทางธุรกิจเอกสารสำหรับโครงการธุรกิจ

ธุรกิจขนาดเล็กของคุณกำลังเตรียมพร้อมที่จะขยาย - หรือขายผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ หรือการเปลี่ยนแปลงที่หลากหลาย และคุณกำลังมองหาที่ปรึกษาหรือผู้รับเหมาเพื่อช่วยคุณในโครงการนี้ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเตรียมเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

ลองใช้ตัวอย่าง: บริษัท (เราจะเรียกพวกเขา ZXYW LLC) ได้ตัดสินใจที่จะ outsource หน้าที่บัญชีไปยังศูนย์บริการที่ใช้ร่วมกันในสหรัฐอเมริกาพวกเขากำลังเริ่มต้นกระบวนการในการหาสถานที่การตั้งค่าบริการการจ้างงานและการจัดการ พนักงาน

เป็นเรื่องที่ซับซ้อนและจะใช้เวลาหลายเดือนในการบรรลุผล พวกเขาเริ่มต้นด้วยทีมที่เตรียมเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคือการให้ภาพที่สมบูรณ์ของโครงการหรือ แผนธุรกิจ ใหม่เพื่อให้ทุกคนมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องทำและเมื่อ

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ (BRD) สามารถพิจารณาเป็นสองขั้นตอน ในระยะแรกของโครงการเป็นเอกสารที่กำหนดความต้องการทั้งหมดของโครงการรวมถึงค่าใช้จ่ายรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้เหตุการณ์สำคัญและระยะเวลาในการดำเนินการ

ในระยะที่สอง BRD อาจกลายเป็นสัญญาระหว่างสองฝ่ายได้อย่างเป็นทางการกำหนดความต้องการของ บริษัท ว่าจ้าง (ZXYW LLC ในกรณีนี้) และผู้รับเหมาที่ทำผลงาน คุณจะเห็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับภาษาสัญญาด้านล่าง

เอกสารความต้องการทางธุรกิจแตกต่างจากแผนธุรกิจอย่างไร?

แม้ว่าทั้งสองเอกสารอาจมีส่วนของประเภทเดียวกัน (เช่นบทสรุปสำหรับผู้บริหาร) เจตนาจะแตกต่างกัน

แผนธุรกิจถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในธุรกิจใหม่หรือที่มีอยู่ แต่มักมีจุดมุ่งหมายเพื่อนำเสนอแก่ ผู้ให้กู้ เพื่อจัดหาเงินทุนเริ่มต้นหรือขยายธุรกิจ

แผนธุรกิจประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับ บริษัท แผนงานและกลยุทธ์ในการสร้างรายได้เพื่อชำระคืนเงินกู้

งบการเงิน เป็นส่วนสำคัญของแผนธุรกิจในขณะที่เอกสารทางการเงินใน BRD อาจแตกต่างออกไปโดยเน้นที่โครงการเฉพาะ

เอกสารความต้องการทางธุรกิจแตกต่างจากคำขอสำหรับข้อเสนออย่างไร

ความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้งสองมีค่าเล็กน้อย แต่สำคัญ โดยปกติจะมีการสร้างคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) เพื่อจุดประสงค์ในการขอข้อเสนอจากผู้ขายรายต่างๆ ในตัวอย่างของ ZYXW RFP จะถูกส่งไปยัง บริษัท ที่มีศักยภาพซึ่งจัดหาบริการเอาท์ซอร์สเพื่อเรียกร้องการเสนอราคา

ขณะที่ BRD กำลังเตรียมพร้อมสำหรับผู้ขายหรือผู้ ร่วมทุนราย หนึ่งที่ได้รับการคัดเลือกจาก บริษัท ว่าจ้าง BRD มีรายละเอียดเพิ่มเติมและข้อกำหนดเพิ่มเติมและกำหนดเวลาที่จะต้องปฏิบัติตามตลอดจนเมื่อสิ้นสุดโครงการ

เมื่อมีการสร้าง RFP จะมีกำหนดเวลาและข้อกำหนดสำหรับการยื่นเสนอราคา ราคาเสนอจะได้รับการประเมินหลังจากวันครบกำหนด

สิ่งที่ควรจะรวมอยู่ในเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ?

ในบางกรณีเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคล้ายคลึงกับข้อเสนอทางธุรกิจประเภทอื่น ๆ BRD ควรรวมถึง:

1 . คำสรุป ซึ่งบางครั้งเรียกว่า บทสรุปสำหรับผู้บริหาร ซึ่งระบุความต้องการของโครงการโดยทั่วไป

คำแถลงสรุปจะเขียนหลังจาก BRD เสร็จสิ้น

2. วัตถุประสงค์ของโครงการ วัตถุประสงค์เหล่านี้ควรอยู่ใน รูปแบบ SMART ; เฉพาะ, สามารถวัดได้, บรรลุได้, สมจริงและเวลาผูกพัน

3 . พื้นหลังและ ความต้องการคำแถลง หรือเหตุผลสำหรับโครงการ นี่เป็นส่วนสำคัญของเอกสารดังนั้นอย่าปล่อยให้มันออกไป อธิบายว่าเหตุใดโครงการจึงเป็นสิ่งจำเป็นเป็นแรงขับเคลื่อนหลักของโครงการและความสำเร็จของโครงการจะขึ้นอยู่กับความต้องการของโครงการ

4. ขอบเขตของโครงการ - สิ่งที่จะรวมและสิ่งที่ไม่ได้ที่จะรวม ในตัวอย่างของ บริษัท ZXYW ด้านบน บริษัท ได้ระบุไว้อย่างชัดแจ้งว่าขอบเขตไม่รวมถึงการจ้างผู้บริหารระดับสูง - บุคคลเหล่านี้จะได้รับจาก บริษัท

5. งบการเงิน งบการเงิน มีความสำคัญต่อภาพรวมของผลกระทบของโครงการในงบดุลและรายได้ของ บริษัท ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

แน่นอนว่า บริษัท จะให้ เงินทุนสนับสนุนโครงการ นี้เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

6. ข้อกำหนดและคุณสมบัติที่ต้องการ นี่คือที่ที่จะให้รายละเอียดรวมถึงไดอะแกรมแผนภูมิองค์กรและไทม์ไลน์

7. ความต้องการบุคลากร ใครจะต้องได้รับการว่าจ้างและเมื่อไร สิ่งที่ประเภทของพนักงานจะต้องและวิธีการที่พวกเขาจะได้รับเงิน ใครจ่ายพวกเขาและเมื่อ เนื่องจาก ZXYW กำลังตั้งสถานที่ตามผู้คนนี่เป็นส่วนสำคัญของ BRD ของพวกเขา

8. กำหนดเวลาเส้นเวลาและกำหนดเวลา ขั้นตอนของโครงการควรมีรายละเอียดในส่วนนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่จำเป็นและเมื่อ ในโครงการ ZXYW ขั้นตอนแรกคือการเลือกไซต์รวมถึงการสำรวจเมืองที่มีศักยภาพหลายแห่ง

9. สมมติฐาน ส่วนนี้ของเอกสารมักถูกมองข้าม การสะกดสมมติฐาน จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง ตัวอย่างเช่นในสัญญาข้างต้น บริษัท ต้องการ เช่าไม่ได้ซื้อ พื้นที่สำนักงาน

10. ต้นทุนและผลประโยชน์ การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์เป็นรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการและการประหยัดจากโครงการควรรวมไว้ด้วย

สิ่งที่ทำให้ความต้องการทางธุรกิจเอกสารสัญญา?

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้นในระยะแรก BRD เป็นข้อเสนอ คุณอาจสังเกตเห็นว่ามีบางอย่างหายไปจากรายการด้านบน - การชำระเงินสำหรับบริการที่แสดงผล หากไม่มีคำแถลงเกี่ยวกับการชำระเงินให้ผู้รับเหมาและระยะเวลาของการชำระเงินเหล่านั้นไม่มีสัญญาใด ๆ

ก่อนที่ทั้งสองฝ่ายลงนามในเอกสารจะต้องมีการเพิ่ม ภาษาสัญญามาตรฐาน ด้วยความ ช่วยเหลือจากทนายความ รวมทั้ง

• สัญญาว่าจะจ่ายเงินและสัญญาว่าจะให้บริการ
• ขอกําหนดขอจํากัด ซึ่งทําใหผูรับเหลานี้ไมไดรับความลับทางการคาของ บริษัท หรือแบงปนกับผูอื่น
• เกิดอะไรขึ้นถ้าคู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ปฏิบัติตามพันธกรณีที่จำเป็น (นั่นคือ ละเมิดสัญญา)
• การประกันภัยและการ ชดใช้ค่าเสียหาย (ถือเป็นอันตราย)
• ข้อพิพาทและข้อพิพาททางอนุญาโตตุลาการ
• และแน่นอนลายเซ็นโดย บริษัท ที่เหมาะสมและเจ้าหน้าที่ผู้รับเหมา