วิธีการทำ Payroll ในแคนาดา
วิธีการทำ Payroll ในแคนาดา
ในฐานะนายจ้างชาวแคนาดามีขั้นตอนห้าขั้นตอนในการเรียกเก็บเงินเดือน:
1. เปิดและใช้บัญชีเงินเดือนกับแคนาดา Revenue Agency (CRA)
2. เก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นจากพนักงานเช่นหมายเลขประกันสังคม (SIN) และแบบฟอร์ม TD1 ของรัฐบาลกลางและระดับจังหวัด
3. การตัดบัญชีเงินเดือนแคนาดาที่เหมาะสมจากการจ่ายค่าจ้างของพนักงานในแต่ละงวด
4. ตัดการหักเงินเดือนดังกล่าวพร้อมกับส่วนแบ่งค่านายหน้าของแผนประกันภัยบำนาญแคนาดา (CPP) และการประกันการจ้างงาน (EI) ไปยังแคนาดา Revenue Agency ตามที่กำหนด
5. รายงานรายได้และหักค่าใช้จ่ายของพนักงานแต่ละคนบนสลิป T4 หรือ T4A ที่เหมาะสมและยื่นแบบแสดงรายการข้อมูลก่อนหรือในวันสุดท้ายของเดือนกุมภาพันธ์ของปีปฏิทินต่อไปนี้
ลองดูรายละเอียดแล้ว
ขั้นตอนที่ 1) เปิดบัญชีเงินเดือนกับแคนาดา Revenue Agency (CRA)
คุณจะต้องมีบัญชีหักเงินค่าตอบแทนจาก CRA เพื่อหักการหักเงินเดือนของคุณไปยังแคนาดา Revenue Agency
หากคุณมี หมายเลขธุรกิจ และได้ลงทะเบียนไว้ก่อนหน้านี้สำหรับบัญชีโปรแกรม CRA อื่น ๆ (เช่น GST / HST) คุณจะเพิ่มบัญชีการหักบัญชีเงินเดือนลงในบัญชีโปรแกรมที่คุณมีอยู่
หากคุณไม่มี หมายเลขธุรกิจ อยู่แล้วคุณจะต้องได้รับหมายเลขแรกซึ่งสามารถทำได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งดังต่อไปนี้
- ลงทะเบียนออนไลน์โดยใช้บริการ Business Registration Online (BRO)
- ติดต่อสำนักงานสรรพากรแคนาดาโดยโทรศัพท์ที่ 1-800-959-5525
- mail หรือโทรสารแบบฟอร์ม RC1 ขอหมายเลขธุรกิจไปยังสำนักงานบริการภาษีที่ใกล้ที่สุด (TSO) หรือศูนย์ภาษี (TC)
เมื่อคุณมีหมายเลขธุรกิจแล้วคุณสามารถลงทะเบียนบัญชีโปรแกรมผ่านทางบริการ Business Registration Online (BRO) ซึ่ง ได้แก่ :
- หักเงินเดือน
- GST / HST
- ภาษีนิติบุคคล
- นำเข้า - ส่งออก
ขั้นตอนที่ 2) รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นจากพนักงานเช่นหมายเลขประกันสังคม (SIN) และแบบฟอร์ม TD1 ของรัฐบาลกลางและระดับจังหวัด
ใน ขั้นตอนการว่าจ้าง คุณควรตรวจสอบบัตร SIN ของพนักงานแต่ละคนและบันทึกชื่อพนักงานและ SIN ตามที่ปรากฏในบัตร (โปรดจำไว้ว่าให้ดูหมายเลขประกันสังคมที่เริ่มต้นด้วยหมายเลข '9' เมื่อทำเช่นนี้เนื่องจากหมายเลขนี้เป็นสัญญาณว่าคนที่คุณไม่สามารถจ้างได้เขาหรือเธอไม่ใช่พลเมืองของแคนาดาหรือถิ่นที่อยู่ถาวรและได้รับอนุญาตให้ทำงานได้เท่านั้น สำหรับนายจ้างคนใดคนหนึ่งที่มีใบอนุญาตทำงานที่ถูกต้องซึ่งออกให้โดย Citizenship and Immigration Canada)
คุณควรมีพนักงานใหม่กรอกแบบฟอร์ม TD1 ของรัฐบาลกลางและจังหวัดที่เหมาะสมการคืนเครดิตภาษีส่วนบุคคลซึ่งจะกำหนดจำนวนภาษีที่จะถูกหักออกจากรายได้จากการจ้างงานของบุคคลนั้น
ขั้นตอนที่ 3) ทำการหักเงินเดือนที่เหมาะสมจากพนักงานในแต่ละงวดการจ่ายเงิน
เพิ่มผลประโยชน์ที่ต้องเสียภาษีของพนักงานก่อน
คุณมีพนักงานที่มีคณะกรรมการและที่อยู่อาศัยการใช้รถของ บริษัท ที่จอดรถหรือเงินกู้ดอกเบี้ยต่ำ? สิ่งที่คุณให้ไว้กับลูกจ้างอื่นที่ไม่ใช่เงินอาจถือได้ว่าเป็นผลประโยชน์ที่ต้องเสียภาษี
และหากค่าจ้างของพนักงานมีผลตอบแทนที่ต้องเสียภาษีเหล่านี้จำเป็นต้องเพิ่มในรายได้ของพนักงานแต่ละงวดการจ่ายเงินก่อนที่คุณจะหักเงินเดือนใด ๆ เนื่องจากรายได้ทั้งหมดกำหนดจำนวนเงินทั้งหมดที่อยู่ภายใต้การหักเงินของแหล่งเงินและ ผลประโยชน์ที่ต้องเสียภาษี อาจมีอยู่ ค่าคอมมิชชั่น CPP, EI premiums และการหักภาษีเงินได้เช่นเดียวกับรายได้อื่น ๆ
คู่มือสำหรับนายหน้าสรรพากรแคนาดา T4130 คู่มือ นายจ้าง - ผลประโยชน์และค่าเผื่อการเสียภาษี ให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการคำนวณมูลค่าของผลประโยชน์เหล่านี้และผลประโยชน์ทางภาษีที่ต้องเสียภาษี GST / HST
จากนั้นคุณพร้อมที่จะหักเงินเดือนของแคนาดาแล้ว โดยทั่วไปนายจ้างต้องทำการหักเงินจากโครงการของรัฐบาลสามรายต่อไปนี้จากค่าจ้างของพนักงาน:
- ภาษีเงินได้
- เงินช่วยเหลือแคนาดา (CPP)
- เบี้ยประกันการจ้างงาน (EI)
คุณอาจมีการหักเงินอื่น ๆ ของพนักงานที่เฉพาะเจาะจงกับองค์กรของคุณเช่นสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพการประกันชีวิตแผนการเกษียณอายุ ฯลฯ
1) หักภาษีเงินได้
เพื่อหาจำนวนภาษีเงินได้ที่คุณต้องหักจากเงินเดือนของพนักงานคุณใช้ตารางจังหวัดหรืออาณาเขตสำหรับจังหวัดหรือเขตแดนที่พนักงานรายงานการทำงาน วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้เครื่องคิดเลขแบบจ่ายเงินเดือนแบบหักเงินเดือนของแคนาดาซึ่งจะคำนวณการหักเงินเดือนทั้งหมดที่คุณต้องทำเช่นกัน
อย่างไรก็ตามหากคุณไม่สามารถใช้เครื่องคำนวณการหักล้างทางออนไลน์ของเงินเดือนตารางการหักล้างเงินเดือนทั้งหมดที่คุณต้องการจะสามารถใช้ได้ผ่านทางหน้ารายได้ของแคนาดา Revenue Agency
2) หักรายได้จากแผนบำเหน็จบำนาญแคนาดา (CPP)
โดยทั่วไปคุณจะต้องหักค่าคอมมิชชั่นของ CPP หากพนักงานอายุมากกว่า 18 ปีและอายุต่ำกว่า 70 ปีในการจ้างงานที่ต้องเสียค่าเลี้ยงดูไม่ปิดการใช้งานและไม่ได้รับเงินบำนาญ CPP หรือ QPP (Quebec Pension Plan)
คุณจะพบลิงค์ไปยังอัตราการมีส่วนร่วมของ CPP แผนภูมิสูงสุดและการยกเว้นและข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ เกี่ยวกับการบริจาค CPP ในหน้าแผน Pension Pension ของแคนาดานี้จาก Canadian Revenue Agency
ถ้าคุณเป็นนายจ้างในควิเบก
โปรดทราบว่าจังหวัดควิเบกมีแผนบำนาญของตนเองแผนควิเบกบำเหน็จบำนาญ (QPP), ควิเบกผู้ปกครองแผนประกันภัย (QPIP) และภาษีรายได้ของจังหวัดของตัวเอง -
"นายจ้างที่มีลูกจ้างในควิเบกต้องหักเงินสมทบสำหรับ QPP แทน CPP ถ้าการจ้างงานเป็นเงินบำนาญภายใต้ QPP นายจ้างต้องหักเงินทั้ง QPIP และ EI ถ้าการจ้างงานสามารถประกันภัยได้" T4001 Employers 'Guide - การตัดเงินเดือนและการส่งเงิน (Canada Revenue Agency)
ไปที่เว็บไซต์ Revenu Québecเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม
3) การหักค่าจ้างประกันการจ้างงาน (EI)
โดยปกติคุณหักค่าชดเชย EI จากการจ่ายเงินของพนักงานในแต่ละดอลล่าร์ของรายได้ที่สามารถประกันได้จนถึงสูงสุดประจำปี เงินอุดหนุนจาก EI ของนายจ้างคิดเป็น 1.4 เท่าของค่าประกัน EI ที่หักไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน โปรดทราบว่าแตกต่างจาก CPP ไม่มีขีด จำกัด อายุสำหรับการหักเบี้ยประกัน EI เมื่อการหักภาษี EI ของพนักงานของคุณถึงจำนวนเงินสูงสุดต่อปีคุณจะหยุดหักล้างเงินดังกล่าว
โปรดดูแผนภูมิ EI ของพรีเมี่ยมอัตราค่าเบี้ยประกันภัยและสูงสุดเพื่อดูการหักภาษี EI สำหรับปีที่กำหนด โปรดทราบว่ามีแผนภูมิที่แยกต่างหากสำหรับควิเบกซึ่งมีโครงสร้างอัตราที่แตกต่างกัน
ในปี 2017 รายได้ที่จัดทำขึ้นเป็นประจำทุกปีเป็นจำนวนเงิน 51,300 เหรียญสหรัฐและการหักเงินเดือนจะมีขึ้นที่อัตรา Federal Rate 1.63% (1.27% ในควิเบก) โดยมีพนักงานประจำชาติสูงสุดประจำปีอยู่ที่ 836.19 ดอลลาร์ (651.51 เหรียญสหรัฐในควิเบก) พรีเมี่ยมนายจ้างของรัฐบาลกลางสูงสุดประจำปี พ.ศ. 2560 มีมูลค่า 1,170.67 ดอลลาร์ (912.11 ดอลลาร์ในควิเบก)
เช่นเดียวกับการหักเงินเดือนอื่น ๆ คุณสามารถใช้เครื่องคำนวณการหักลดหย่อนเงินเดือนแบบรายได้ของแคนาดาเพื่อคำนวณจำนวนเงินประกันการจ้างงานที่คุณต้องหักสำหรับงวดการจ่ายเงินใด ๆ
นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ตารางที่ได้รับจาก Canadian Revenue Agency, Guide T4302, ตารางลดเงินเดือนและคู่มือ T4008, ตารางคำนวณเพิ่มเติมเกี่ยวกับการหักเงินเดือนหรือคำนวณด้วยตนเองโดยใช้วิธีนี้
ผลประโยชน์และการจ่ายเงินที่คุณให้แก่พนักงานจะไม่อยู่ภายใต้การประกันภัยการจ้างงาน ดูรายชื่อหน่วยงานรายได้ของแคนาดานี้
ในฐานะนายจ้างชาวแคนาดาอาจมีสถานการณ์พิเศษที่ส่งผลกระทบต่อการหักภาษี EI ของคุณ ดูหน้าการประกันการจ้างงานของหน่วยงานสรรพากรแคนาดาสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อต่าง ๆ เช่นการจ้างงานนอกประเทศแคนาดาการชำระเงินพิเศษและการว่าจ้างสมาชิกในครอบครัว
ขั้นตอนที่ 4) ให้หักการหักเงินเดือนของพนักงานพร้อมกับผลงานของนายจ้างไปยังแคนาดา Revenue Agency
โดยปกติสำนักงานสรรพากรแคนาดาจะส่งแบบฟอร์มการโอนเงินทางไปรษณีย์ให้คุณทางไปรษณีย์ในแต่ละครั้งที่มีการหักเงินค่าจ้างที่หักล้างมา อย่างไรก็ตามในฐานะนายจ้างชาวแคนาดาคนใหม่คุณจะไม่มีแบบฟอร์มการโอนเงินสำหรับการชำระเงินครั้งแรกของคุณดังนั้นคุณต้องส่งเช็คหรือใบสั่งจ่ายเงินที่จะต้องจ่ายให้ผู้รับมอบฉันทะโดย หมายเลขธุรกิจ ของคุณ (BN) ที่พิมพ์อยู่ด้านหลัง ศูนย์ภาษีที่เหมาะสม
ด้วยเช็คหรือใบสั่งจ่ายเงินนี้คุณต้องมีจดหมายที่ระบุว่า:
- ว่าคุณเป็นผู้ส่งเงินใหม่
- ระยะเวลาการโอนเงินของคุณครอบคลุม
- นายจ้างที่อยู่ชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจของคุณ และ
- หมายเลขธุรกิจของคุณ
นายจ้างคนใหม่ จะจัดประเภทเป็นผู้ส่งเงินตามปกติโดย CRA ซึ่งหมายความว่าคุณต้องหักการหักเงินดังกล่าวเพื่อให้ Canadian Revenue Agency ได้รับเงินคืนในหรือก่อนวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่คุณหักเงิน หลังจากที่คุณได้สร้างประวัติการโอนเงินแล้วคุณอาจได้รับการจัดประเภทใหม่ให้เป็นผู้ส่งเงินรายไตรมาสหรือเร่งรัดและต้องทำเอกสารให้น้อยลง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการโอนเงินรวมถึงวิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดในการชำระค่าจ้างให้ดูที่หน้าการหักเงินเดือนของ CRA's Remitting
ขั้นตอนที่ 5) กรอกใบส่ง T4 ทั้งหมดและส่งกลับข้อมูล
สุดท้ายเป็นนายจ้างในแต่ละปีคุณต้องกรอก T4 Slip สำหรับพนักงานแต่ละคนและกรอกแบบฟอร์ม T4 Summary
คุณต้องส่งข้อมูลการคืน T4 และมอบ T4 ให้แก่พนักงานในวันที่หรือก่อนวันสุดท้ายของเดือนกุมภาพันธ์ตามปีปฏิทินที่มีการใช้การส่งคืนข้อมูล
T4 บิลอาจถูกกรอกด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้แอ็พพลิเคชัน T4 Web Forms ของสำนักงานสรรพากรแคนาดา (ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถยื่น T4 ฉบับดั้งเดิมหรือฉบับแก้ไขได้ตั้งแต่หนึ่งถึงหกฉบับ) หรือกรอกแบบฟอร์มออนไลน์โดยใช้ฟอร์ม T4 แบบเติมเงินได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ T4 บิลดูได้จากหน้า T4 - ข้อมูลสำหรับผู้ว่าจ้างของ CRA
แบบฟอร์มสรุป T4 อาจกรอกข้อมูลและยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย นอกจากนี้คุณยังสามารถยื่นใบสมัครในรูปแบบกระดาษซึ่งในกรณีนี้คุณจะต้องส่งต้นฉบับสรุปและใบส่ง T4 ที่เกี่ยวข้องไปที่ศูนย์เทคโนโลยีออตตาวา คุณจะพบลิงค์ไปยังที่อยู่นี้และเพื่อให้เป็นไปตามบรรทัดคำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม T4 Summary โดยทำตามลิงค์ที่ตอนต้นของย่อหน้านี้
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินเดือนในแคนาดา
บันทึกทางธุรกิจ ทั้งหมดของคุณรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวกับเงินเดือนจะต้องเก็บไว้ที่สถานที่ธุรกิจหรือที่พำนักของคุณในแคนาดาเว้นแต่สำนักงานสรรพากรแคนาดาอนุญาตให้คุณเก็บที่อื่นได้
โปรดทราบด้วยว่าบันทึกธุรกิจและเอกสารสนับสนุน "ที่จำเป็นในการกำหนดภาระหน้าที่และสิทธิในการเสียภาษี" ของคุณต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลาหกปี
ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจ่ายเงินเดือนของแคนาดา
บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเงินเดือนของแคนาดามีตั้งแต่การปรับ 1,000 ถึง 25,000 เหรียญจำคุกไม่เกิน 12 เดือนหรือทั้งสองอย่างรวมกัน หน้า CRA Penalties (ค่าปรับ CRA) จะให้รายละเอียดสำหรับความผิดพลาดและการละเว้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากไม่สามารถหักเงินเดือนที่เหมาะสมในการยื่นแบบฟอร์มข้อมูลได้ล่าช้า
เงินเดือนเพิ่มเติมในแคนาดาทรัพยากร
สำนักงานสรรพากรแคนาดามีแหล่งข้อมูลมากมายเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน นอกเหนือจากแหล่งข้อมูล CRA ที่อ้างถึงข้างต้นคุณอาจพบว่าคำแนะนำของนายจ้างเหล่านี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่ง:
- T4001: คู่มือนายจ้าง - การตัดเงินเดือนและการส่งเงิน
- T4130: คู่มือนายจ้าง - สิทธิประโยชน์ทางภาษีและค่าเผื่อ
ดูสิ่งนี้ด้วย:
กระบวนการจ้างงาน: วิธีการจ้างพนักงานในแคนาดา
ขั้นตอนในการเริ่มต้นธุรกิจในแคนาดา
7 วิธีในการจัดหาพนักงานได้ง่ายขึ้น