คุณสมบัติที่ต้องหาในซอฟต์แวร์ Payroll Online
ไม่น่าแปลกใจที่ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากหันมาให้บริการทำบัญชีเงินเดือนสำหรับงานเหล่านี้
แต่บริการบัญชีเงินเดือนใดที่ดีที่สุด?
บริการจ่ายเงินเดือนคืออะไร?
มีบริการจ่ายเงินเดือนสองประเภท ได้แก่ บริการออนไลน์และ (สำหรับการขาดระยะเวลาที่ดีกว่า) บริการส่วนบุคคล บริการออนไลน์อาจเป็นแอปพลิเคชันหรือออนไลน์ บริการส่วนบุคคลเป็นธุรกิจที่เป็นของบุคคลที่สามารถทำบัญชีเงินเดือนออนไลน์หรือผู้ที่อยู่ในท้องถิ่น
กระบวนการประเมินผลทำงานแบบเดียวกับทั้งสองประเภทของบริการบัญชีเงินเดือน แต่บทความนี้จะเน้นที่บริการออนไลน์ ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะบางอย่างที่คุณควรคำนึงถึง:
บริการจ่ายเงินเดือนออนไลน์มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
สิ่งแรกที่เจ้าของธุรกิจถามเมื่อมองหาบริการจ่ายเงินเดือนคือ "ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่?" แม้ว่าค่าใช้จ่ายมีความสำคัญปัจจัยอื่น ๆ ก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน
พิจารณาต้นทุนของบริการในปัจจุบันและอนาคต หากคุณมีธุรกิจขนาดเล็กมากที่มีพนักงานเพียงหนึ่งหรือสองคนคุณอาจต้องการ จำกัด ค่าใช้จ่ายของคุณโดยใช้บริการที่ปรับขนาดได้ซึ่งค่าใช้จ่ายมีน้อยสำหรับพนักงานเพียงไม่กี่คนและเพิ่มขึ้นเมื่อคุณเพิ่มพนักงานและบริการ
สำหรับบริการบัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่ที่ฉันดูค่าใช้จ่ายต่อเดือนคุณจึงสามารถเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ขึ้นกับจำนวนพนักงาน บางแห่งมีตัวเลือก 1099 สำหรับการจ่ายเงินผู้รับเหมาผู้ขายหรือผู้ดำเนินงานอิสระ (คุณจะพบรายชื่อโดยย่อพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่ท้ายบทความนี้)
ต้นทุนมีสองระดับสำหรับบริการบางอย่าง: บริการขั้นพื้นฐานที่คำนวณและส่งมอบเงินเดือนโดยอาจมีบริการ W-2 และเป็นทางเลือกในการให้บริการเต็มรูปแบบซึ่งจะทำให้การฝากเงินและการจ่ายภาษีเงินเดือนและการยื่นภาษีรวมถึง แบบฟอร์ม 941 (แบบฟอร์มการรายงานภาษีเงินเดือนรายไตรมาส)
บริการจ่ายเงินเดือนแบบเต็มรูปแบบควรมีอะไรบ้าง?
- การตั้งค่าการฝึกอบรมและแดชบอร์ด ระบบควรตั้งค่าได้ง่าย คุณควรมีแดชบอร์ดเพื่อเป็นแนวทางในกระบวนการต่างๆและเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรมต่างๆเช่นการยื่นเอกสารและเงินมัดจำ paycheck การฝึกอบรมควรเป็นเรื่องง่ายมีวิดีโอที่ดีที่จะช่วยให้คุณทำงานผ่านกระบวนการต่างๆ ความรู้เกี่ยวกับเงินเดือนที่พวกเขาคิดว่าคุณมี? เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่มีความรู้น้อยดังนั้นบริการของคุณจึงควรให้ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับข้อกำหนดการจ่ายเงินเดือนค่าจ้างและเอกสารที่ยื่นต่อ
- Paychecks แต่ละระบบช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลสำหรับพนักงานแต่ละคนรวมถึง แบบฟอร์ม W-4 สำหรับการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นในการเตรียมการจ่ายเงินเดือน ระบบควรให้คุณเขียนเช็คพิมพ์หรือฝากเช็คโดยตรง (วิธีที่ดีที่สุด) ตรวจสอบกับธนาคารของคุณตามข้อกำหนด
- แบบฟอร์ม W-2 บริการของคุณควรให้คุณ แบบฟอร์ม W-2 ค่าจ้างรายปีและแบบฟอร์มข้อมูลภาษีที่คุณต้องให้แก่พนักงานในเดือนมกราคม ตัวเลือกบริการเต็มรูปแบบควรยื่นแบบฟอร์มเหล่านี้ด้วย Social Security Administration สำหรับคุณในเวลาที่เหมาะสม
- แฟ้มและฝากเงินภาษีเงินเดือน นี่อาจเป็นบริการที่สำคัญที่สุด การเก็บไฟล์และจ่ายภาษีเหล่านี้เป็นความรับผิดชอบใหญ่ ระบบบริการเต็มรูปแบบควรยื่นเรื่องภาษีเงินเดือนและ ภาษีการจ้างงานที่ เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับคุณ พวกเขาควรจะชำระเงินในนามของคุณกับหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐบาลกลางรัฐและท้องถิ่นที่เหมาะสม แบบฟอร์มควรประกอบด้วย แบบฟอร์ม 941 - ค่าจ้างรายไตรมาสและแถลงการณ์ภาษี และแบบฟอร์มภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางและรัฐ
บริการควรติดตามภาษีเงินเดือนของรัฐและท้องถิ่นซึ่งเป็นความช่วยเหลืออย่างมากหากคุณมีพนักงานที่ทำงานในเมืองต่างๆและรัฐต่างๆ
คุณควรคาดหวังอะไรอีกบ้าง?
การค้ำประกันภาษี บริการของคุณควรรับประกันว่าแบบฟอร์มภาษีจะถูกส่งก่อนกำหนดเวลาทั้งหมดและการชำระเงินจะดำเนินการตรงเวลาเพื่อให้คุณไม่ต้องเสีย ค่าปรับหรือบทลงโทษ บริการควรตกลงที่จะจ่ายค่าปรับหรือบทลงโทษสำหรับการยื่นหรือการชำระเงินล่าช้า ถ้าพวกเขาไม่ได้รับประกันนี้อย่าใช้พวกเขา
การเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณควรเข้าถึงแดชบอร์ดและทำการเปลี่ยนแปลงส่งข้อมูลในคอมพิวเตอร์โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ตของคุณหรือแม้กระทั่งการโทรหาข้อมูล
พนักงานบริการตนเอง บริการเหล่านี้บางส่วนมีแดชบอร์ดที่พนักงานสามารถลงชื่อเข้าใช้และรับข้อมูลเกี่ยวกับเช็คเงินเดือนประจำปีได้
พวกเขาอาจจะสามารถเปลี่ยนข้อมูลออนไลน์ของ W-4 ได้
บูรณาการกับระบบบัญชีของคุณ การให้บริการบัญชีเงินเดือนของคุณทำงานร่วมกับ ระบบบัญชี ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย Intuit Payroll ขายได้เฉพาะกับ QuickBooks Online ดังนั้นนี่อาจเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับคุณหากคุณมี QBO อยู่แล้ว ซอฟต์แวร์ Patriot มีระบบบัญชีที่คุณสามารถเพิ่มลงในบริการจ่ายเงินเดือนของคุณได้
คำถามสำคัญ ๆ ที่ต้องถาม
การสนับสนุนและบริการ สิ่งนี้สำคัญมาก สิ่งต่างๆเกิดขึ้นและต้องมีการเรียกเก็บเงินเดือนในบางช่วงเวลา คุณจำเป็นต้องรู้ว่าบริการของคุณพร้อมใช้งานและเป็นประโยชน์
ระดับสูงสุดของการบริการคือการโทร เจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือมีกี่ชั่วโมง?
ระดับที่สองคือแชท ชั่วโมงของพวกเขาคืออะไร?
ระดับที่สามคืออีเมล บริการของคุณตอบสนองต่ออีเมลได้เร็วแค่ไหน?
ในช่วงทดลองใช้งานหรือ 30 วันแรกตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดต่อหลายครั้งเพื่อประเมินการสนับสนุนที่มีให้
อัพเดท ระเบียบภาษีเงินเดือนและอัตราภาษีเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ในขณะที่คุณประเมินระบบขอให้ถามว่าพวกเขาปรับปรุงซอฟต์แวร์ของพวกเขาและวิธีการที่พวกเขาสื่อสารการปรับปรุงเหล่านี้กับคุณ
ความปลอดภัย ระบบของพวกเขามีความปลอดภัยเพียงใด? มันอยู่ในเมฆ (อาจ)? พวกเขากลับมาบ่อยแค่ไหน?
บริการอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการ
บริการ 1099 บางส่วนของระบบเหล่านี้มี Add-on (สำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจ่ายค่าจ้างให้กับผู้ขายสัญญาและผู้ดำเนินการอิสระและออกแบบ ฟอร์ม 1099-MISC แก่พวกเขา (คล้ายกับแบบฟอร์ม W-2 สำหรับพนักงาน) บริการนี้ควรจัดเตรียมแบบฟอร์ม 1099-MISC พร้อมกับ IRS
สำรองหัก ณ ที่จ่าย หากคุณจ่ายเงินให้กับพนักงานที่ไม่ใช่พนักงานคุณอาจต้องมีการหักภาษีสำรองจากการชำระเงิน หากคุณมีบริการ 1099 บริการของคุณควรสามารถทำรายงานนี้ได้และรายงานปัญหา
สถานที่ตรวจสอบบริการที่มีศักยภาพ
เมื่อคุณแคบลงเลือกของคุณเพื่อสองบริการตรวจสอบพวกเขาออก ตรวจสอบการให้คะแนนออนไลน์ แต่ไม่ขึ้นอยู่กับพวกเขามากเกินไป สถานที่ที่ดีกว่าในการตรวจสอบคือ Better Business Bureau ดูว่ามีการร้องเรียนอะไรบ้างเกี่ยวกับ บริษัท นี้และวิธีที่พวกเขาได้รับการแก้ไข
บริการบัญชีเงินเดือนบางอย่างที่ต้องพิจารณาคืออะไร
คุณจะพบบริการบัญชีเงินเดือนจำนวนมากหากคุณค้นหาทางออนไลน์ ต่อไปนี้เป็นเพียงส่วนน้อยที่จะเริ่มต้นค้นหาด้วย เราเลือกตัวเลือกบริการเต็มรูปแบบสำหรับแต่ละ
ฉัน ntuit เงินเดือนบริการเต็มรูปแบบ บริการนี้เป็น Add-on สำหรับ QuickBooks Online การกำหนดราคาขึ้นอยู่กับรุ่น QBO ที่คุณต้องการและระดับของบริการจ่ายเงินเดือนที่คุณต้องการ การกำหนดราคาเป็นรายเดือน
Patriot Payroll Software ระบบบัญชีเงินเดือนแบบบริการเต็มรูปแบบของพวกเขาเริ่มต้นที่ 25 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับพนักงานหนึ่งคนเพิ่มขึ้นตามจำนวนพนักงาน
Paychex ระบบของพวกเขาขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน พวกเขาต้องได้รับการเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกค้าที่มีศักยภาพก่อนที่จะเปิดเผยข้อมูลการกำหนดราคา
Gusto: การ กำหนดราคาของพวกเขาคือ $ 39 ต่อเดือนราคาฐานบวก $ 6 ต่อเดือนต่อคน (เราคิดว่าหมายความว่าต่อคนที่ได้รับการชำระเงิน)
ADP มีการจ่ายเงินเดือนสามระดับรวมถึง HR ไม่มีราคาที่ใช้ได้
วิธีการลองใช้ระบบบัญชีเงินเดือน
ประเด็นสุดท้าย: ปัญหาเกี่ยวกับการลองใช้ระบบเหล่านี้คือการที่คุณต้อง "ไปอยู่" และคุณไม่สามารถออกเช็คเงินเดือนได้มากกว่าหนึ่งครั้ง Patriot และ Gusto มีเวอร์ชันสาธิตที่คุณสามารถลองได้ ADP มีสองเดือนฟรีค่าจ้าง แต่นั่นหมายความว่าคุณมุ่งมั่นที่จะทำงานสองเดือนกับระบบของพวกเขา