การจัดการสำนักงานที่ดีเป็นสิ่งที่ดีสำหรับบรรทัดด้านล่างของคุณ
1. กำหนดขั้นตอนการบริหารสำนักงานและยึดติดกับพวกเขา
กิจวัตรประจำวันจำเป็นต้องทำตามขั้นตอนปกติถ้าคุณต้องการ จัดระเบียบ และรักษาสิ่งต่างๆไว้ให้ราบรื่น
ตั้งค่าการปฏิบัติสำหรับการจัดการเอกสารและระบบสำนักงาน ตัวอย่างเช่นถ้าเป็นไปได้กระดาษทุกชิ้นที่เข้ามาในสำนักงานของคุณควรจะจัดการครั้งเดียวดำเนินการและยื่นต่อ - ไม่ใช่กองซ้อนอย่างไม่เป็นระเบียบบนโต๊ะ ในทำนองเดียวกันการสื่อสารแบบดิจิตอลเช่นอีเมลควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญและดำเนินการโดยทันทีหากเป็นไปได้หรือตั้งค่าสถานะสำหรับการดำเนินการในอนาคต
ระบบสำนักงานรวมถึงเดสก์ท็อปแล็ปท็อปเซิร์ฟเวอร์ไฟล์เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นและโทรศัพท์มือถือจะต้องมีทั้งขั้นตอนการบริหารและเหตุฉุกเฉิน เมื่อระบบล่มหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ล้มเหลวทุกคนในสำนักงานของคุณจำเป็นต้องรู้ว่าใครโทรและไม่ควรทำอะไร (เช่นพยายามแก้ไขปัญหาเอง) เรียนรู้ 3 ขั้นตอนในการปกป้องข้อมูลสำคัญทางธุรกิจของคุณ
2. ตั้งความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
การจัดการสำนักงานที่ดีขึ้นอยู่กับคนที่รู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในสิ่งที่เป็นผู้รับผิดชอบในการทำสิ่งต่างๆ
จะเกิดอะไรขึ้นตัวอย่างเช่นถ้าการ ซื้อ ธุรกิจขนาดเล็กของคุณทำได้โดยบุคคลใดก็ตาม คุณจะสามารถหากระดาษเครื่องพิมพ์ได้เมื่อต้องการหรือไม่? ใส่คนที่รับผิดชอบในการสั่งซื้ออุปกรณ์และอุปกรณ์ทั้งหมดเพื่อแก้ปัญหาและทำให้สิ่งต่างๆทำงานได้อย่างราบรื่น ให้ พนักงาน ส่งอีเมลถึงผู้รับที่กำหนดไว้เพื่อขอรับเอกสารหรือโพสต์รายชื่อที่เขียนด้วยลายมือในที่เห็นได้ชัดซึ่งผู้คนสามารถเพิ่มสิ่งที่ต้องการได้
เหมือนกับการบริหารระบบ (คอมพิวเตอร์) คุณต้องมีหนึ่งคนรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของระบบคอมพิวเตอร์ของคุณและติดตามสิ่งต่างๆเช่นบัญชีรหัสผ่านและซอฟต์แวร์ การใช้ ระบบที่ ใช้ ระบบคลาวด์ สำหรับแอพพลิเคชันสำนักงาน ซอฟท์แวร์บัญชี และการจัดเก็บข้อมูลเป็นทางออกที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่คุณยังต้องมีบุคคลที่เชื่อถือได้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ดูแลระบบเช่นการเพิ่ม / ลบผู้ใช้การกำหนดสิทธิ์เป็นต้น
3. เก็บบันทึกและเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจของคุณไว้
การเก็บบันทึก เสียงเหมือนกับส่วนที่ง่ายที่สุดในการจัดการสำนักงานที่ดี - จนกว่าคุณจะพิจารณาถึงความจำเป็นในการเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้ให้เข้าถึงและปรับปรุงได้ แต่กฎข้อแรกสำหรับการเป็นผู้จัดการสำนักงานที่ดีจะช่วยให้คุณได้รับการจัดการเกี่ยวกับเรื่องนี้; ทำการอัพเดตบันทึกประจำสำนักงาน ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณได้รับ ลูกค้า หรือ ลูกค้ารายใหม่ แล้วจะใช้เวลาเพียงชั่วครู่ในการป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลรายชื่อติดต่อของคุณ จากนั้นจะใช้เวลาสักครู่เพื่ออัปเดตข้อมูลหลังจากที่คุณได้พูดคุยกับเขาทางโทรศัพท์
(โปรดทราบด้วยว่าเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่มีกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคลที่ควบคุมการจัดการข้อมูลลูกค้า)
4. เดินผ่านสำนักงานของคุณและนั่ง
สำนักงานของคุณเป็นตัวอย่างของการจัดการพื้นที่หรือการปรับตัวของพื้นที่?
เมื่อคุณเดินผ่านสำนักงานคุณต้องเดินรอบอุปสรรคหรือเสี่ยงต่อการสะดุดกับสิ่งต่างๆหรือไม่?
เมื่อคุณนั่งลงที่โต๊ะคุณสามารถทำงานได้อย่างสบายที่นั่นไหม สิ่งที่จัดอย่างมีเหตุผลเพื่อให้สิ่งที่คุณจะใช้มากที่สุดที่โต๊ะอยู่ใกล้มือหรือไม่?
มีหลายสิ่งที่หนาตาเป็นสำนักงานในปัจจุบันจากเครื่องพิมพ์ยืน ผ่านตู้เก็บเอกสาร สำหรับการจัดการสำนักงานที่ดีคุณต้องแน่ใจว่าทุกสิ่งในสำนักงานจัดไว้เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดและความปลอดภัยสูงสุด พื้นฐานของการออกแบบสำนักงานขนาดเล็กหรือที่บ้าน ให้คำแนะนำสำหรับการตอบสนองความต้องการด้านพลังงานความสว่างและระบายอากาศได้อย่างปลอดภัยใน พื้นที่สำนักงาน ของคุณ
5. กำหนดการทำงานที่น่าเบื่อ
การวางสิ่งต่างๆที่คุณไม่ชอบไม่ได้ง่ายและคนในธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ชอบงานเช่นการ จัดเก็บ การจัดส่งและรับหรือการทำบัญชี - แม้แต่ผู้จัดการสำนักงานก็ง่ายเกินไป
แต่น่าเสียดายที่สำนักงานเช่นห้องครัวจะไม่ทำงานได้ดีโดยไม่ต้องทำงานที่เหลืออยู่
หากคุณเป็น เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ที่อยู่ในตำแหน่งที่ไม่สามารถกำหนดสิ่งที่คุณดูว่าเป็นงานที่น่าเบื่อหรือไม่เป็นที่พอใจกับคนอื่นบังคับตัวเองเพื่อให้ได้เป็นประจำโดยกำหนดเวลาในแต่ละสัปดาห์สำหรับมัน ใช้เวลาเช้าหรือบ่ายเป็นต้นไปและใช้เวลา โทรเย็นเรียก คืนการสอบถามอีเมลที่ไม่สำคัญออกไปการ โพสต์สื่อทางสังคม การติดตามการ ทำบัญชี หรือการอัปเดตระเบียน
6. มอบหมายและ outsource
ในโลกที่สมบูรณ์แบบทุกคนจะทำสิ่งที่เขาหรือเธอมีเวลาที่จะทำและทำได้ดี เป็นโลกที่ไม่สมบูรณ์แบบแทนคนจำนวนมากกำลังทำสิ่งที่พวกเขาไม่ได้มีเวลาหรือความสามารถที่จะทำดี
การมอบหมาย และการเอาท์ซอร์สสามารถไม่เพียง แต่ช่วยปรับปรุงการจัดการสำนักงานของธุรกิจขนาดเล็กของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่ความสามารถของคุณด้วยเช่นกันซึ่งจะทำให้กำไรของคุณดีขึ้น ผู้ช่วยนอกเวลาหรือผู้ช่วยเสมือนอาจสามารถจัดการงานสำนักงานหรืองานธุรการได้หลายอย่าง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบหมายให้ดูที่ Decide to Delegate
7. วางแผนทางธุรกิจให้มีความสำคัญ
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากใช้เวลาในการแสดงและทำปฏิกิริยากับพวกเขา - แล้วสงสัยว่าทำไมพวกเขาดูเหมือนจะหมุนล้อ การวางแผนธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการสำนักงานที่ดีและจำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของการจัดการสำนักงานของคุณ
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จ ใช้เวลาทุกสัปดาห์ในการวางแผนธุรกิจและใช้ เซสชันการวางแผนธุรกิจประจำวัน เป็นเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายและการเติบโต
คู่มือการวางแผนธุรกิจ นี้เป็นเคล็ดลับที่สำคัญสำหรับการวางแผนธุรกิจของคุณที่กำลังดำเนินอยู่ มันวางกรอบการวางแผนธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณและให้ทรัพยากรในทุกอย่างจาก การเขียนคำสั่งวิสัยทัศน์ ผ่านกฎสำหรับ การกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจ
หากคุณมีพนักงานให้มีส่วนร่วมใน การวางแผนธุรกิจ อย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ
คุณจะรักความแตกต่าง
อย่าให้ความวุ่นวายแทรกแซงกับการทำธุรกิจ เมื่อคุณเริ่มใช้หลักเจ็ดประการนี้ในการจัดการสำนักงานที่ดีคุณจะประหลาดใจในความแตกต่างของการจัดการสำนักงานที่ดีและธุรกิจของคุณทำมากแค่ไหน
ดูสิ่งนี้ด้วย:
เหตุใดระบบคลาวด์จึงเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
การควบคุมระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณ